Na de webinars van de afgelopen tijd was deze themadag over “process mapping” op 8 april 2022 in Amersfoort, na de ALV, een goede gelegenheid om weer eens in workshopverband te werken.
Er waren drie rondes met theorie over verschillende methoden van process mapping. Na elke ronde konden de deelnemers zelf aan de slag om een opdracht uit te werken op een flip-over.
De eerste presentatie werd gegeven door Coree Forman, Q-star Consulting. Zij legde de basis uit: waar moet een goed geschreven standard operating procedure (SOP) aan voldoen? Daarna ging ze verder in op het SIPOC-model: supplier, input, process, outputs, customer. Hierbij maak je vijf kolommen en werk je van buiten naar binnen. Als voorbeeld gebruikte ze haar hobby: cakes bakken.
Daarna konden de groepjes werken aan een praktijkvoorbeeld: een pizzarestaurant. Bij de nabespreking van de verschillende groepen viel op dat je - afhankelijk van de aannames die je doet - verschillende modellen krijgt.
Het tweede model, het RACI-model, werd toegelicht door Hellen Boering, director of operations bij Seuss+. Na de uitleg van het model werd gevraagd om te kijken naar de volgende verantwoordelijkheden: responsible, accountable, consulted en informed bij het ontwerpen en maken van een trouwjurk voor Diana, voor het huwelijk met Charles.
Basisvoorwaarden: de verantwoordelijke persoon moet ook de bevoegdheid hebben om beslissingen te nemen. Er is maar één persoon verantwoordelijk en één persoon accountable. Hierbij was een nog grotere diversiteit tussen de modellen van de groepjes dan bij de vorige opdracht.
Bij het nabespreken werd stilgestaan bij: wie is er verantwoordelijk voor dat Diana tevreden is?
Het hoofdproces is het maken van de jurk, daaronder zitten subprocessen. Bij te kleine subprocessen heb je geen aparte accountable-persoon; je moet op een niveau kijken dat hoog genoeg is.
Als laatste nam Adriaan Tichelaar, process & quality lead bij Janssen, ons mee in de wereld van de ‘swim lanes’. In dit model worden de processtappen beschreven. Het model is vooral handig om complexe crossfunctionele processen in beeld te brengen. De verschillende ‘lanes’ samen vormen een zwembad. Je kunt er ook outputs in verwerken. Vaak wordt Visio gebruikt voor dit model, maar dit is niet noodzakelijk, je kunt bijvoorbeeld ook PowerPoint gebruiken.
Ook Adriaan had gekozen voor een opdracht met een pizzarestaurant. De verschillende processen in het restaurant moesten in kaart worden gebracht voor de verschillende restaurantmedewerkers. Ook met deze opdracht gingen de deelnemers enthousiast aan de slag, met goede ideeën om de kwaliteit te waarborgen en de risico’s te verkleinen.
De dag werd afgesloten met een netwerkborrel.
